Congresos | In Out Events
Toda nuestra maquinaria de eventos a tu disposición
La principal ventaja de contratar una agencia 360º como la nuestra es que te ahorras lidiar con varios proveedores y tener mil “frentes” abiertos a la hora de organizar el evento quizás más importante de todos: los congresos. Suelen ser bastante grandes tanto en asistencia como en logística, además de ser el perfecto baremo de una empresa.
Elegir la sede, hacer todo el previo de invitaciones, página de registro, secretaría técnica… listar los hoteles e invitados que pernoctarán antes o después del evento, toda la logística de transportes, comidas y cenas, actividades lúdicas paralelas, visitas, diseño del evento, ponentes, maestros de ceremonia, cartelería, decoración, e incluso solicitudes oficiales de créditos aplicables en caso de programas universitarios (como suele ser el caso de la industria médico-farmacéutica).
¿Se te ponen los pelos de punta con solo pensarlo? No te preocupes, respira hondo y déjanos a nosotros organizarlo todo por ti. Te daremos la llave en mano de tu evento para que todo lo que tengas que hacer sea disfrutar.
¿Qué necesitas para empezar? Simplemente has de decirnos de qué trata el congreso, una idea genérica de asistentes y ciudades… con eso nosotros ponemos en marcha nuestra maquinaria y te plantearemos varias opciones.
¿Cómo lo hacemos? Siempre vamos de lo general a lo particular, y una vez definida la ciudad sede y el número aproximado de asistentes, nos pondremos a diseñar todo el grueso del evento: permisos previos, opciones de comidas y cenas, transporte, hoteles, secretaría técnica, etc etc.
En todo momento te vamos a dar varias opciones para que tú decidas cuál es la que más se ajusta a las necesidades de tu empresa. Pero no te preocupes, siempre te vamos a aconsejar y a dar nuestra opinión sobre cuál es el que encajaría mejor en cada ocasión.
¿Te gusta jugar a lo grande? No tengas miedo a arriesgar y elegir cosas diferentes. A nosotros nos encanta ofrecerte todo un amplio abanico de opciones que van desde las más clásicas hasta las más desafiantes. Un congreso serio no significa necesariamente que sea aburrido. Innova, desafía a tus invitados, sorpréndelos y causa sin miedo ese exitoso efecto Wow! que tanto gusta.
Diseñando tu congreso ideal
- Tras presentar una serie de ideas principales, iremos perfilando contigo los detalles tanto de la sede como de los servicios complementarios que los rodean, todo ello teniendo siempre a un solo interlocutor, un Project Manager de In Out dedicado en todo momento a ti para que la comunicación sea lo más precisa posible, sin interferencias.
- Haremos las reservas pertinentes a nivel de espacios, catering, hoteles, para asegurarnos la confirmación y entraremos entonces con los pormenores del evento: mandaremos invitaciones, haremos la landing web para el registro de asistentes, diseñaremos el look and feel de tu evento… ¡pero no te agobies! Iremos contigo poco a poco de forma ordenada, guiándote en las necesidades de cada momento y haciendo que la organización vaya como la seda, sin prisas ni agobios.
- Los audiovisuales son una parte crucial en este tipo de eventos, al igual que las actividades o el catering posterior para hacer networking. Es por ello que prestamos muchísima atención a este tipo de servicios concretos, poniéndole todo el amor, dedicación y conocimiento por nuestra parte.
- ¿Necesitas un maestro de ceremonias, una estrella invitada, alguien que tus asistentes no esperen? Tenemos un portfolio de personalidades y un “ojo especial” para saber quién encaja mejor en tu evento. ¿Tienes a alguien concreto en mente? ¡Nosotros te lo buscamos y hacemos los trámites por ti!
