Organización de eventos y viajes de empresa

La Solución

Dos escenarios, 8 idiomas traduciéndose simultáneamente y más de 2.000 asistentes. Todo debía funcionar como un reloj y que los participantes se sintieran integrados a lo largo de todo el evento.

La clave del éxito en este tipo de convenciones es principalmente anticiparse a las necesidades del cliente, sobre todo en términos de logística. Una buena coordinación interna facilitaría el trabajo de In Out, tanto en la parte de traslados y hoteles como en la organización interna del evento dentro del Palacio de Congresos.

Una operativa impecable en las principales estaciones de llegada haría, en primer lugar, que los asistentes fueran aterrizando en el evento de forma fluida, sin esperas y con una atención personalizada.

Situados en el centro de congresos, el objetivo ahora es acompañar a los asistentes en su customer journey, ofreciéndoles receptores en su propio idioma a la hora de asistir a las diversas conferencias. A su vez, dichas reuniones se iban a dar de modo simultáneo en dos escenarios, intercomunicados e interactivos.

En resumen, un evento muy tecnológico, dinámico y organizado, donde nuestra máxima era personalizar y colocar los engranajes oportunos para que el público se sintiera cómodo, arropado en todo momento. Todo fluye, los asistentes aplauden y el cliente sonríe. Nosotros nos llevamos la satisfacción de un trabajo bien hecho, y el orgullo de haberlo sincronizado a la perfección.

La Solución

La idea era en todo momento fusionar tradición y modernidad, identificar la marca con un producto nuevo por fuera pero con la confianza de los años a sus espaldas. Por ello debíamos traer lo más relevante de la cultura japonesa para llamar la atención en un primer momento, pero que poco a poco ese nuevo customer journey se volcara hacia una empresa renovada e innovadora, con una imagen limpia, clara y directa.

Tecnología e innovación fueron las palabras clave de este evento, fundamentales para entender la evolución de la marca. A través de una línea temporal, el evento iba pasando por orden cronológico de lo antiguo a lo moderno, haciendo un símil con la marca y su evolución a lo largo de los años.

Una danza tradicional ponía el broche de oro a la velada. ¿El toque diferenciador? Comenzaba bailando una delicada geisha con ropajes tradicionales y danzas de un tiempo pretérito, para poco a poco ir transformándose en un chico más agresivo, vestido de negro, haciendo una representación Kabuki que acentuaba ese carácter transformador de la marca. La clave aquí era la evolución.

En resumen, garantizamos ese efecto Wow! que el cliente tanto anhelaba y dejábamos claro a los asistentes que algo había cambiado, que la marca estaba evolucionando y que todo cobraba sentido en esta realidad que nos ocupa.